QUY TRÌNH NHẬN BÀI, PHẢN BIỆN BÀI BÁO VÀ IN ẤN, PHÁT HÀNH
I. Phân loại bài báo
Bài báo của Tạp chí TLMT được phân làm 2 loại chính sau
1. Bài báo khoa học: là bài báo viết về chuyên ngành thủy lợi môi trường, được Hội đồng đánh giá có chất lượng tốt, có hàm lượng khoa học cao, có những đóng góp mới hoặc về lý thuyết, phương pháp, kết quả, v.v…. và có khả năng áp dụng thực tiễn hoặc phát triển trong tương lai. Bài báo có thể được viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
2. Bài thông tin khoa học: là bài viết mang tính thông tin khoa học, với nội dung giới thiệu công nghệ mới, đưa tin, quảng cáo.
II. Quy trình nhận bài và sơ loại
1. Nhận bài
- Tác giả cần format định dạng bài viết theo đúng quy định về định dạng riêng của Tạp chí.
- Ban Thư ký (BTK) chỉ nhận những bài báo đúng quy cách, định dạng của Tạp chí.
- Bài viết cần gửi về Ban biên tập (BBT) của tạp chí bằng file mềm qua email và 01 bản in.
- Bài viết được BTK phân loại và đánh mã số (theo quy định riêng của Tạp chí).
- Sau khi nhận bài, BTK gửi 01 email tới tác giả, thông báo đã nhận được bài viết, bao gồm: Thời gian nhận; Mã số bài viết; Tên bài viết, tên tác giả. Địa chỉ liên hệ của tạp chí.
2. Sơ loại về nội dung bài báo:
Bài viết sẽ được BTK chuyển tới BBT để đánh giá sơ bộ về chất lượng, nội dung khoa học.
Bài không đạt sẽ được loại ngay mà không cần gửi phản biện, BTK thông báo kết quả cuối cùng tới tác giả.
Bài sau khi qua sơ loại sẽ được chuyển tới quy trình phản biện.
III. Quy trình phản biện:
1. Chọn người phản biện
- Dựa vào danh sách dữ liệu các chuyên gia phản biện trong và ngoài Trường, Tổng biên tập và Phó TBT thường trực sẽ chỉ định người phản biện (NPB) tiềm năng cho bài viết.
2. Gửi yêu cầu và bài để phản biện
(a). BTK liên lạc, gửi email hoặc phiếu yêu cầu phản biện tới NPB và chờ phản hồi.
Trong trường hợp NPB được chọn không thực hiện được thì BTK sẽ gửi cho NPB khác và lặp lại bước (a) ở trên.
Nếu NPB chấp nhận, BTK gửi bài (bản in hoặc file) tới NPB.
(b). Bài gửi cho NPB được thực hiện phản biện kín theo Phiếu phản biện (PPB).
3. Thời gian người phản biện:
- Thời gian người phản biện thực hiện không quá 2 tuần.
- Khi hết hạn: BTK cần liên lạc với NPB để lấy PPB. PPB có thể kèm theo cả bài viết có ý kiến phản biện trực tiếp của NPB.
- Sau khi nhận PPB, BTK cần gửi email tới NPB để phản hồi đã nhận PPB.
IV. Sau khi phản biện xong
1. Thông báo và gửi kết quả phản biện tới tác giả
- Sau khi nhận đủ ý kiến PPB, BTK cần tổng hợp nội dung ý kiến để gửi BBT.
- Nếu bài viết bị loại, chuyển xuống mục V.
- Nếu bài được chấp nhận, BTK cần liên lạc với tác giả, thông báo kết quả, bao gồm cả loại bài báo, kèm theo bản copy các ý kiến trong PPB (phần gửi cho tác giả), kèm theo cả copy bài viết ghi bút tích của NPB. Thời gian chỉnh sửa bài báo do tác giả tự chịu trách nhiệm.
- Trong trường hợp NPB và tác giả không thống nhất nội dung sửa, bài báo được gửi đến NPB2 để xem xét.
2. Nhận bài chỉnh sửa và phản hồi của tác giả
- Các tài liệu BTK nhận gồm:
Trả lời các ý kiến phản biện (mẫu Phiếu trả lời ý kiến PB)
Bài báo đã chỉnh sửa theo ý kiến phản biện.
- BTK cần gửi email tới tác giả để phản hồi đã nhận các tài liệu trên.
V. Thông báo kết quả cuối cùng
BTK gửi email tới tác giả để xác nhận tình trạng cuối cùng của bài báo.
+ Với bài báo bị loại từ Phản biện: thông báo tới tác giả bài báo bị loại.
+ Bài báo hoàn chỉnh sẽ được đưa vào danh sách để chờ xuất bản và tác giả sẽ được BTK cấp giấy xác nhận. Thứ tự các bài báo được xếp theo thời gian NPB chấp nhận đăng ngoại trừ các trường hợp đặc biệt sẽ được TBT và Phó TBT thường trực xem xét riêng.
VI. Quy trình làm chế bản và in
1. BTK lên danh sách số lượng bài báo cần in, số lượng bản in để trình TBT và Phó TBT thường trực vào trung tuần của tháng cuối quý. Số bài dành cho một tác giả trong một số là không quá 2 bài (trừ trường hợp các bài báo đó phản ánh một kết quả nghiên cứu đặc biệt xuất sắc)
2. Với bài báo thuộc loại Bài báo khoa học, thì trên trang đầu (Header) của bài báo sẽ có các chữ “Bài báo khoa học” đối với bài tiếng Việt hoặc “Research paper” với bài tiếng Anh. Với loại bài báo thông tin khoa học thì trên trang đầu (Header) của bài viết sẽ có các chữ “Thông tin khoa học”.
3. BTK chuyển files các bài đăng tới xưởng in
4. Nhà in rà soát lại format các bài báo
5. Chế bản cuối cùng
+ Nếu có ý kiến chỉnh sửa nhỏ, thì BTK yêu cầu nhà in chỉnh sửa.
+ Hoàn thiện chế bản cuối cùng.
VII. In ấn, phát hành
- Thời gian in: Tuần cuối cùng của tháng cuối quý.
- Phát hành: Tuần đầu tiên của tháng đầu quý tiếp theo.